Ticari ilişkilerde taraflar arasında mal veya hizmet alım-satımı gerçekleşmesi ve bu işlemler sonucunda da ödeme araçları ile taahhüt edilen ödeme planını gösteren cari hesap sözleşmeleri oluşmaktadır. Ancak çoğu işletme cari hesap mutabakatı yapmadan fatura kesmeyi yeterli görerek bu süreci tamamladığını düşünmektedir. Oysa fatura, hukuken tek başına borcu doğuran değil, açıklayıcı ve ispatlayıcı bir belge niteliğindedir
Bu nedenle ticari işletmeler açısından cari hesapların düzenli biçimde yazılı mutabakata bağlanması, hem alacakların tahsili hem de uyuşmazlıkların önlenmesi bakımından büyük önem taşır. Uyuşmazlık halinde, düzenli mutabakatlar taraflar arasında yazılı delil niteliği taşır; yoksa yalnızca fatura ibrazıyla alacağın ispatı çoğu zaman mümkün olmayabilir.
Fatura kesmek yeterli değil: Yazılı mutabakat hukuki delildir
Fatura, 213 sayılı Vergi Usul Kanunu bakımından bir zorunluluktur; ancak borç ikrarı niteliğinde değildir. Faturanın muhatabı tarafından herhangi bir ihtirazi kayıt olmaksızın teslim alınmış olması veya iade edilmemesi, tek başına borcu kabul anlamına gelmez. Özellikle Yargıtay birçok kararında faturanın tek başına borç doğurmayacağını, alacaklının cari hesap özeti, mutabakat yazışmaları veya yazılı sözleşmelerle desteklenmiş bir delil sistemi kurması gerektiğini açıkça vurgulamıştır.
Bu kapsamda işletmeler, dönemsel olarak karşı tarafa “Cari hesap mutabakat formu” iletmeli, bu formda yer alan bakiyenin yazılı biçimde kabulünü talep etmeli ve mümkünse bu kabulü ıslak imzalı veya güvenli elektronik imzalı şekilde kayıt altına almalıdır.
Ticari uyuşmazlıklarda arabuluculuk yoluyla cari hesap mutabakatı
6325 sayılı Hukuk Uyuşmazlıklarında Arabuluculuk Kanunu ve 7155 sayılı Türk Ticaret Kanunu ile Bazı Kanunlarda Değişiklik Yapılmasına Dair Kanun gereği, taraflar arasında doğan birçok ticari uyuşmazlıkta arabuluculuk zorunlu dava şartıdır. Bu çerçevede, taraflar arasında geçmişe dönük cari hesap uyuşmazlıkları da arabuluculuk yoluyla çözülebilir.
Arabuluculuk sürecinde taraflar yalnızca mevcut borç-alacak ilişkisini değil; geleceğe yönelik ödeme planlarını, faiz oranlarını, iskonto uygulamalarını ve varsa teslimat, ifa şartlarını da hukuken bağlayıcı bir biçimde düzenleyebilir. Üstelik arabuluculuk sonucunda imzalanan anlaşma belgesi, 6325 sayılı Kanun’un 18/A maddesi uyarınca ilam niteliğinde belge kabul edilmekte ve icra takibine konu edilebilmektedir.
Sözleşme hazırlanırken dikkat edilmesi gereken hususlar
Cari hesap ilişkilerinin sağlıklı yürütülmesi için yalnızca fatura ve mutabakat değil, temel ticari sözleşmelerin de özenle kaleme alınması gereklidir. Özellikle uzun vadeli çalışmalarda sözleşmelerde Tahsilat şekli ve süresi, gecikme halinde uygulanacak faiz oranı hükümlerine yer verilmesi önemlidir. Bu noktada sözleşmelerin sadece muhasebe departmanınca değil, hukuk departmanı veya danışman avukat gözetiminde hazırlanması büyük önem taşır. Zira sözleşmenin doğru kurgulanması, ileride arabuluculuk ya da dava sürecinde delil üstünlüğü sağlar.
Ticaret hayatında alacakların tahsilinde yaşanan gecikmeler, yalnızca finansal değil, aynı zamanda hukuki eksikliklerin de bir sonucudur. Cari hesap ilişkilerinde sadece fatura kesmekle yetinmek, ticari ilişkiyi güvence altına almak için yeterli değildir. Şirketlerin, her dönemin sonunda karşılıklı yazılı mutabakat alması, sözleşmelerini avukat desteğiyle hazırlaması ve gerektiğinde arabuluculuk süreciyle uyuşmazlıkları çözme iradesi göstermesi; hem alacakların zamanında tahsilini sağlar, hem de dava riskini azaltır.
