‘İş hayatında en büyük israf ne?’ deseniz, tereddütsüz cevap veririm: Toplantılar! Buluşalım, konuşalım, dağılalım. Netice: Zaman israfı. Bunun en büyük sebebi, kişilerin dinlemek yerine sadece kendini anlatmaya odaklanması: Monolog festivali!
Çoğu iş toplantısının verimsiz geçtiğini söylesem pek itiraz eden çıkmaz. Peki, neden ısrarla bu kadar çok toplantı yapılıyor? Çünkü her paydaşı memnun eden bir tarafı var!
Öncelikle, herkes bir iş yaptığı, ‘meşgul/ önemli insan’ olduğu hissine kavuşuyor.
Üst yönetici ‘açık iletişim’ ve ‘kapsayıcılık’ gibi fiyakalı prensipleri hayata geçirdiği için memnun. Yapılması gereken bir mecburiyeti yerine getirdiğini düşünüyor.
Tepeye en yakın yöneticiler aslında kararların böyle geniş toplantılarda değil, birebir veya dar grup görüşmelerinde alındığının bilinciyle rahat. Rollerini oynuyor.
Sistemi çözmüş, organizasyonda yaşamayı öğrenmiş çalışanlar sorumluluğun belirsiz hale gelmesinden ve mesaiyi doldurmaktan memnun. Top çeviriyorlar.
Daha toy çalışanlar görüşlerini heyecanla savunuyor. Niyetleri iyi, ama yegane odakları kendilerini ısrarla ifade etmek. İlerleyemiyorlar.
Pek çok kişinin konuştuğu ama kimsenin birbirini pek dinlemediği toplantılara iş hayatında en sıkça rastlanır. Katılımcılar sırayla söz alır, kendi fikrini söyler ve susar. Bazen aynı fikir üç farklı kişiden üç farklı cümleyle tekrar edilir. Bazen de fikirler çatışır ama kimse diğerini dikkate almadığı için sonuç çıkmaz. Neticede toplanılmış ve istişare edilmiş olur ama sonuç alınmaz.
Bu durum sadece zaman kaybı değil; kararların gecikmesine, çalışan motivasyonunun düşmesine ve iç iletişimin zayıflamasına da yol açar. 2015’te Microsoft, ekip içi toplantıların verimsizliğinin yılda 150 milyon dolar kayba yol açtığını hesaplamıştı.
Procter & Gamble, iç toplantılarında sürekli aynı fikirlerin dönüp durduğunu fark edince “Amazon tarzı” sessiz başlangıç uygulamasına geçti: Yani toplantının ilk 10 dakikasında herkes hazırlık dokümanını sessizce okuyor, sonra tartışma başlıyor. Böylece herkes aynı bilgide buluşmuş oluyor.
Airbnb, “tek sesli beyin fırtınası”na karşı önlem olarak “yazılı fikir toplama” kuralı getirdi. Önce tüm katılımcılar fikirlerini kağıda yazıyor, sonra tartışılıyor. Böylece sadece en baskın konuşanların değil, herkesin sesi duyuluyor.
Toplantıların bir monolog festivali haline gelmemesi için ne yapmalı? Üç önerim var.
Birincisi, toplantıların amacını netleştirmek: Karar mı alacağız, fikir mi toplayacağız, bilgilendirme mi yapacağız? Basit bir kural: Amaçsız toplantı olmaz.
İkincisi, dinlemeyi teşvik edecek bir kültür oluşturulmalı. Zira toplantılar sadece konuşmak için değil, düşüncelerin birbirine temas etmesi için var. Basit bir kural: “Birinin fikrine referans vermeden yeni fikir önerme (katılıyorum / katılmıyorum çünkü)”
Üçüncüsü, aktif moderasyonu sağlamak. Yani toplantıya başkanlık eden kişinin pasif şekilde dinlemesi ve herkesin sırasını savmasını beklemesi yerine görüşleri özetlemesi, öneriler arasında bağ kurması ve neticeyi sözlü/ yazılı özetlemesi şart. Basit bir kural: Her toplantının özet notunun tutulması.
İletişim trafiğinizin tek yönlü değil çift yönlü aktığı bir hafta diliyorum.
