İş ilişkisinin sona ermesi, işveren bakımından bazı hukuki yükümlülükleri de beraberinde getirmektedir. Bu yükümlülüklerden biri, işten ayrılan işçiye yaptığı işin niteliğini ve çalışma süresini gösteren çalışma belgesinin düzenlenerek verilmesidir. Belgenin düzenlenmesi bakımından iş sözleşmesinin hangi nedenle feshedildiği veya iş ilişkisinin neden sona erdiği önem taşımamaktadır. Çalışma belgesi düzenleme yükümlülüğünün doğması bakımından iş ilişkisinin bitmesi yeterlidir.
Çalışma belgesi, işçinin işten ayrılması halinde işveren tarafından düzenlenmesi gereken temel belgelerden biridir. Belgede, işçinin yaptığı işin türünü ve çalışma süresini gösterir. Çalışma belgesi düzenleme yükümlülüğü hem İş Kanunu hem de Türk Borçlar Kanunu kapsamında açık biçimde düzenlenmiştir. Amaç, işçinin mesleki geçmişini belgelemek ve yeni iş ilişkilerinde güvenilir bilgi sunmaktır.
4857 sayılı İş Kanunu’nun 28’inci maddesinde “Çalışma Belgesi” aşağıdaki şekilde hüküm altına alınmıştır:
“İşten ayrılan işçiye, işveren tarafından işinin çeşidinin ne olduğunu ve süresini gösteren bir belge verilir. Belgenin vaktinde verilmemesinden veya belgede doğru olmayan bilgiler bulunmasından zarar gören işçi veyahut işçiyi işine alan yeni işveren eski işverenden tazminat isteyebilir. Bu belgeler her türlü resim ve harçtan muaftır.”
Ek olarak, işverenlerin çalışma belgesi verme yükümlülüğüne ilişkin hükme 6098 sayılı Türk Borçlar Kanunu'nun 426’ncı maddesinde de yer verilmektedir.
“İşveren, işçinin isteği üzerine her zaman, işin türünü ve süresini içeren bir hizmet belgesi vermekle yükümlüdür. İşçinin açıkça istemde bulunması hâlinde, hizmet belgesinde onun iş görmedeki becerisi ile tutum ve davranışları da belirtilir. Hizmet belgesinin zamanında verilmemesinden veya belgede doğru olmayan bilgiler bulunmasından zarar gören işçi veya işçiyi işe alan yeni işveren, eski işverenden tazminat isteyebilir.”
İlgili kanunlarda belgenin şekline ilişkin özel bir şart öngörülmemiştir. Ancak belgenin işlevi gereği bazı temel bilgileri içermesi gerekir. Çalışma belgesinde eski işyerinin unvanı, işçinin kimlik bilgileri, işe giriş ve çıkış tarihleri, çalıştığı bölüm, görev ve unvan ile kıdem süresi gibi bilgilere yer verilmelidir.
Çalışma belgesi, iş ilişkisinin sonunda her işçiye, fesih nedenine bakılmadan verilmelidir. İş sözleşmesi işçi veya işveren tarafından haklı nedenle, geçerli nedenle veya istifa ile sona erse dahi her durumda çalışma belgesi düzenlenmeli ve işçiye verilmelidir.
Düzenlenen çalışma belgesinin bir örneğinin işçinin özlük dosyasında saklanmasına da özen gösterilmelidir. Bu durum, işverenin ispat yükümlülüğü açısından önem taşımaktadır. Olası bir uyuşmazlıkta belgenin ibraz edilmesi gerekliliği gündeme gelebilecektir.
İşten ayrılan işçiye çalışma belgesi vermemek yahut belgeye gerçeğe aykırı bilgi yazılması hallerinde ise İş Kanunu'nun 99/1-d maddesi uyarınca, adına çalışma belgesi düzenlenmeyen idari para cezası gündeme gelecektir. İdari para cezasının 2026 yılında geçerli olan tutarı çalışma belgesi verilmeyen her işçi için 2.531 TL’dir.
Sonuç olarak çalışma belgesi, iş ilişkisinin sona ermesiyle birlikte işveren açısından doğan asli yükümlülüklerden biridir. Bu yükümlülük, fesih nedeninden bağımsızdır ve her işçi için geçerlidir. Belgenin zamanında ve doğru içerikle düzenlenmesi, işçinin mesleki geçmişinin belgelenmesi ve yeni iş ilişkilerinde kullanılabilmesi açısından önem taşımaktadır.
Çalışma belgesinin hiç düzenlenmemesi veya gerçeğe aykırı bilgiler içermesi, işveren bakımından tazminat sorumluluğu ve idari yaptırım riskini doğurmaktadır. Bu nedenle belgenin eksiksiz hazırlanması ve bir örneğinin işçinin özlük dosyasında saklanması gerekmektedir. Uygulamada bu yükümlülüğün ihmal edilmemesi, olası uyuşmazlıkların önlenmesi ve ispat kolaylığı sağlanması bakımından önemlidir.
