Dış ticarette her gün elden ele dolaşan belgeler arasında birisi, farklı bir konumda duruyor.
Acaba bu belgeye olması gerektiğinden daha fazla bir önem mi veriyoruz yoksa olması gereken yere koymuyor muyuz dersiniz?
Bu belgelerden birisi olan Proforma Fatura, hem tüm sürecin kapısını açıp işi başlatabiliyor hem de bazen en büyük ticari krizlerin kapısını aralayabiliyor.
Peki, yeni bir iş aşamasında olan ihracatçıların heyecanla hazırladığı bu belge, sadece bir fiyat teklifi mi yoksa bağlayıcılığı olan bir taahhütname mi?
İhracatçı dostlarımızın oldukça büyük bir kısmının en sık düştüğü hata, proforma faturayı sıradan bir fiyat teklifi gibi görmektir.
Oysa proforma fatura, satışın tüm detaylarını taşıması gereken ve adeta bir sözleşme taslağı olmak durumunda olan bir belgedir.
Alıcı hitaben yazılan, ürünün temel özellikleri, menşei, teslim şekli (Incoterms), önerilen ödeme planı ve diğer detayları içeren bir proforma fatura, artık bir niyet beyanı olmaktan çıkıp, işin yol haritasını çizmektedir.
Özellikle bazı Orta Doğu ve Afrika ülkelerinde, ithalatçının döviz transferi yapabilmesi veya akreditif açtırabilmesi için zorunlu bir belge niteliği taşıyabilmektedir.
Bağlayıcılık ve geçerlilik
"Ben ve sadece fiyat verdim, vazgeçebilirim" diye düşünüyorsanız yanılıyorsunuz.
Bir proforma faturanın altına imza atıp kaşe vurduğunuz an, orada yazan geçerlilik süresi boyunca o fiyata ve şartlara uymak durumundasınız.
Hammadde fiyatlarının bir gecede uçtuğu bir ekonomide, geçerlilik süresi belirtilmemiş bir proforma, ihracatçının ayağına dolanan bir prangaya dönüşebilir.
Net olan bir şey, "Süresi yazılmayan bir proforma, ucu açık bir risk yönetimi hatasıdır."
Proforma fatura dünyanın her yerinde aynı değerde mi algılanır?
Avrupa veya Kuzey Amerika ticaretinde proforma genellikle bir ön mutabakat metnidir.
Oysa Afrika, Orta Doğu ve bazı Asya pazarlarında gümrüklerin vazgeçilmez resmi evrakıdır. Bazı Latin Amerika ülkeleri ile birlikte eski Sovyetler Birliği ülkeleri ise proformayı yeterli bulmaz, ıslak imzalı satış sözleşmesi yapmak isterler.
Eğer hedef pazarınızdaki bürokrasi katı kurallara sahip ve zor ise proformanın yanına mutlaka bir sözleşme iliştirmek hayatınız kâbus olmaktan çıkaracaktır.
Sözleşme mi proforma fatura mı daha önemli?
Sadece proforma ile güvenli ticaret yapılır mı?
Birkaç on bin dolarlık küçük bir sevkiyat için proforma yeterli olabilir.
Ancak milyon dolarlık bir makine veya yüzbinlerce dolarlık ürün ihraç ediyorsanız, proformanın yetersiz kalacağı kuşkusuzdur.
Sözleşme; mücbir sebeplerden tahkime, gecikme faizinden kalite standartlarına kadar her şeyi kapsar. Ancak proforma fatura ise sadece "ne, ne kadar ve kaça?" sorularına yanıt verir.
İhracatta baş ağrısı çekmek istemiyorsanız, proforma tanzim ederken biraz dikkat gerekir.
Döviz tanımlaması yapmayı unutmayınız. Gelen dövizi bozdurduğunuzda ABD doları karşılığı TL beklerken, sadece dolar denilerek verilen fiyata karşılık Avustralya doları karşılı almak zorunda kalmayın.
Türk Lirası ile yabancı paraların değer değişmelerine karşı fiyatın hangi paritede sabitlendiği belirtip koruma kalkanı kullanabilirsiniz
INCOTERMS kurallarına göre teslim şeklini belirtirken teslim şeklini sadece "FOB" gibi yazmak yetersizdir. Yanına bir yer imi örneğin (FOB Ambarlı) mutlaka eklemelidir.
Banka Detayının, ödemenin geleceği kanalın (Swift/IBAN) proformada bulunması ve hatasız yazılması, ödemenin bankalar arasında asılı kalmasını engeller.
Proforma fatura işi hızla ilerletiyor olsa da sözleşmenin sağladığı hukuki güvenceden uzaktır.
