Danışmanlık çalışmaları için gittiğim işletmede, ilk birkaç günü atlattıktan sonra, üzerinde çalışacağımız verileri toplamak ve bir düzene koymak için ödevler vermeye başlamıştım.
Bir sonraki hafta toplandığımızda, biraz şakacı bir ifade ile
"Deyin bakalım hanginiz çalışırken elektrik kesildi" diye sormuştum.
İhracat ekibinin kıkırdamaları arasında bakışların bir kişi üzerinde odaklandığını fark edince ona dönerek “ Açılışı sizinle yapalım “ dedim.
Genç arkadaş hafif bir utangaçlıkla geri çekildi amma…
Benim başlattığım şakayı sürdürerek “ Elektrik kesilmedi fakat ben yine de dişe dokunur bir şey yapamadım “ diye cevap verdi.
Bakışlarımla sormuş olsam gerek ki ekranı bana çevirerek bilgisayarına aktardığı birkaç buruşuk belgenin kopyasını gösterdi. Başka bir şeyler bulamamasına ilişkin açıklaması ise hayret vericiliğin ötesinde bir şeydi.
Yönetim, bilgisayarın belleğinde çok yer tuttukları gerekçesi ile önceki yılların yazışmalarını sistematik olarak siliyormuş.
Dondum kaldım dersem, durumumu az ifade etmiş olurum.
Bir başka örnekte ise ihracattan sorumlu çalışana bilgisayar verilmemiş ve o da kişisel bilgisayarını kullanarak çalışmayı tercih etmiş. Kısa sayılmayacak bir süre çalışmış ve yönetimle aralarında çıkan anlaşmazlık sonucunda işten ayrılmış.
Doğal olarak, kişisel bilgisayarını ve onda bulunan tüm ihracat verilerini yanında götürmüş.
Ancak bu olay, benim eski ihracatlar ve pasif müşteriler ile ilgili verileri toplama talebim üzerine ortaya çıktı. Eski ihracat sorumlusu ile ilişkisi devam eden çalışanlardan rica edildi ve işten ayrılıp giden o kişiden bilgilerin iade edilmesi talep edildi. Gelen cevap çok makul idi. Eski ihracat sorumlusu, bilgisayarına format attığını ve o verilerin kaybolduğunu söylemişti.
O kişinin nerede çalıştığını sorduğumda aldığım cevap ise daha da endişe vericiydi.
Zira bu kişi, firmanın önde gelen rakiplerinden birisinde işe girmişti.
Bu durumda bilgisayara format atıldığı ifadesi ise ne kadar geçerlidir siz karar verin.
Bu arada, eski ihracatlardan birisine ait Gümrük Çıkış Beyannamesi kopyasını bulabilmek için günlerce uğraşan firmayı ki tek örnek değildir, unutmadan belirteyim.
İlginç başka bir örnekte, her ne kadar veriler firmada mevcut ise de her çalışan, tüm iletişimi ve bilgileri, kendine uygun gelen bir biçimde depoladığı için, verilerle değil analiz yapmak için verileri toplamak için oldukça uzun zaman ve emek harcamak gerekecekti.
Bu kısa örneklerden hareketle ihracatçı dostlarımıza önerilerimizi sıralayalım.
- Bilgiler ve veriler eskidi, çöpe atalım gibi tuhaf düşüncelerden uzak durun.
- Tüm müşteri bilgilerini, iletişimlerini ve operasyon bilgilerini sistematik ve kolay erişilebilecek bir şekilde arşivleyin.
- Bu arşivdeki verilerin güvenliğini sağlayın. Özellikle çalışanların bu verileri kişisel ve/veya üçüncü şahısların faydaları için kullanmalarının önüne geçmeye çalışın.
- Unutmayın bu veriler size özel ve sadece sizde var. Kıymetini bilin.
- Bunlarla yapılacak analizlerin sizlere ne kadar fayda sağlayabileceğini tahmin bile edemezsiniz.
