Yıllar önce Elazığ’da günlük argo dilinde “geyik muhabbetleri” denen boş konuşmalara “keklik öttürme” dendiğini öğrenmiştim.
Ülkemize enerji israf ettiren önemli etkenlerden biri de, yapılan yüzlerce değerlendirme toplantısının “keklik öttürme toplantılarına” dönüşmesi. Merkez düşüncesi olmayan, önceden belirlenmiş gündeme uygun ilerlemeyen, tutanak özeti yapılmayan, sonuç bildirgesi yayınlanmayan, bir sonraki adımın gündemini belirlemeyen “bayrak gösterme toplantılarının üretkenliği ve verimliliği” enine boyuna sorgulanmalı.
Uzun yıllardır ülkemizin hemen her yerinde toplantılara katılmış ve aktif görevler almış olmanın birikimleri, toplantıların üretkenliğini ve verimliliğini düşüren beş sorumluluk alanına yoğunlaşmamız gerektiğini söyletiyor bana: Düzenleyenler ve katılanlar, değerlendirme yapanlar, kolaylaştırıcılar, karar özetleri ve sonuç bildirileri.
Düzenleyenler ve katılanlar
Toplantıları düzenleyenlerin ve katılanların zihninde, toplantının neden yapıldığı, hangi sorunlara çözüm üretilmek istendiği netleşmiş olmalı. Toplantı öncesi özgür, katılımcı ve kapsayıcı sorgulamalar yapılırsa, amaç netleşir, yaratılmak istenen sonuç berraklaşır, doğru bir bakışışı ve gerekli bilinçle işe koyulmak mümkün olur.
Toplantının “merkez düşüncesi” belli değilse, disiplinli ve odaklı sorgulama yapılabilir mi?
Ülkemizde değişik çıkar guruplarına mensup olanların bir araya geldikleri, homojenlikten uzak toplantılar, merkez düşüncesi de sorgulanmayınca “bayrak gösterme toplantılarını” aşamıyor; o nedenle çeyrek yüzyıldır konuştuğumuz aynı konularda bir adım ileri gidememiş olmanın sıkıntılarını yaşıyoruz.
Toplantıları “…miş gibi yapma” tuzaklarına düşürmemek için düzenleyici ve katılımcılar birinci derecede sorumludur. Sonuç üretmek için değil , “faaliyet olsun” diye yapılan toplantılar; “keklik öttürmekten” öteye gidemiyor; toplantıya düzenleyenlerin “kuru avuntularını” tatmin etmekten başka işe yaramıyor.
Toplantı düzenleyenler ve katılanlar kendilerine öncesi şu sorunun cevabını vermeli : ”Biz bu toplantıyla nasıl bir sonuç yaratmak için düzenliyoruz?”
Yaratmak istenen sonuçla ilgili soru içtenlikle sorulursa, her konuya yanıt verirmiş gibi yapan, her derde çare ürettiğine inanan, ciddi fikirleri yerine sloganlara sığınan şark kurnazlarının fırsat kapıları kapatılır. Toplantılar “egosu şişmişlerin tuzaklarına” düşmesin istiyorsak, düzenleyici ve katılımcıların yaratmak istedikleri sonuçlar hakkında ne düşündüklerini önceden herkesle paylaşmaları gerekir.
Değerlendirme yapanlar
Veri, enformasyon ve bilgi üretiminin bu denli hızlandığı, ileri uzmanlık bilgisinin giderek karmaşık hale geldiği, kavrama, anlama ve anlamlandırmanın derin bilgi gerektirdiği kimse için sır değil.
Toplantı konularının hızla değişmesi, ayrıntı bilgisi ve derin uzmanlık gerektirmesi değerlendirme yapanların seçiminde daha özenli olmayı gerektirir.
Toplantıda değerlendirme yapanların “başlangıç noktasına hassas bağlılık ilkesi” gereğince konu hakkında ön-araştırmalar yapmaları kendilerine ve işe saygının gereğidir.
Değerlendirilecek konunun süreçlerini uçtan uca incelememiş, kırılma noktalarını, belirleyici bağlı ve bağımsız değişkenleri analiz etmemiş olanlar anlattıklarıyla katılımcıları “malumat tuzaklarına” düşürebilir.
Ön hazırlığı gerektiği gibi yapmayanlar, her anlama gelebilen genellemelerini sloganlarla süsleyerek anlatma yoluna girerek toplantı verimini düşürebilir. Toplantı verimi açısından sorulacak sorular önemlidir.
Eğer toplantıda “sorular” bölümü yoksa katılımcıların beklentileri karşılanmamışsa, toplantı sonunda anlamlı bir değer üretilmemiş olur.
Toplantılarda değerlendirme yapanların uzman mı, popülist kurnaz mı olduklarını anlamak isteniyorsa değişik ölçüler kullanılabiliriz: Ölçülerden biri de, değerlendirme yapanın, değerlendirilen sorunu yaratan “eğilimler” hakkındaki bilgisidir. Eğilim bağlamından kopuk, yeni kavram üretmeyen değerlendirmeler popülizm batağına saplanır. Genel anlatımlar, birkaç çarpıcı sloganla süslenmiş değerlendirmeler kulaklara hoş gelebilir; ama derde derman üretmez.
Kolaylaştırıcılar
Yaygın anlatımıyla “moderatör” ya da dilimizdeki karşılığı “kolaylaştırıcı” da toplantı verimini etkileyen aktörlerden biridir. Kolaylaştırıcı toplantının merkez düşüncesini bilmelidir. Sorun analiz edilirken, sorunun bileşenleri, olumlu ve olumsuz değişkenler; oluşmuş ya da oluşmakta olan ekosistem hakkında hiçbir bilgisi ve kavrayışı olmayan kolaylaştırıcı, değer üreten genellemeler yerine, her anlama gelen anlatımlarla toplantı verimini olumsuz etkiler.
Genel anlamda soru sormasını bilmek, kolaylaştırıcı olmak için yeterli olmadığı gibi, tehlikelidir. Kolaylaştırıcı analiz edilen sorunu belirleyen iç ve dış dinamikler hakkında bilgi ve fikir sahibi olmalıdır ki, analiz yapanların odaklanmasını sağlayabilsin, konu dışına çıkanları engellesin, zaman kaybının önüne geçebilsin.
Kolaylaştırıcı sorumluluğu, düzenleyiciler, katılımcılar ve analiz yapan uzmanlar kadar önemlidir.
Toplantı karar özetleri
Toplantı kolaylaştırıcılarının sorumluluklarını yerine getirmesi, toplantıda ağırlık kazanan ana düşüncelerin özetlemesi, öngörüler ve önlemlerin netleştirilmesidir.
Ülkemizde toplantılarda yapılan değerlendirmelerin “tutanak özetleri” konusu yeterince ciddiye alınmıyor. Tutanak özeti olmayınca, aynı konuların konuşulduğu toplantıların verimlilikleri düşüyor.
Toplantı verimini ilk elden etkileyecek olan “tutanak özeti” konusunda düzenleyici, katılımcı değerlendirme yapanlar ve kolaylaştırıcıların önceden kendi aralarında görüşme yaparak bir ortak akıl ve dil üzerinde anlaşmış olmaları gerekir.
Her konuşmadan sonra birkaç cümlelik “ana fikir” özeti yapmayan kolaylaştırıcı, kolaycılık ve ucuzluk peşine takılmak zorunda kalır.
Düzenleyici ve katılımcıların sükûneti, analiz yapanların gündemden sapmamaları, analizde ortaya çıkan ana fikrin açıklanması ve tutanak özetleriyle “hafıza oluşturma” ve “toplantı sonuç bildirisi” bileşenleri olmadan yapılan bayrak gösterme toplantıları yarar üretmeden çok zarar üreten algıların oluşumunu besleyebilir.
Toplantı sonuç bildirisi
Her toplantının bir “sonuç bildirisi” olmalıdır; sonuç bildirisi yazılı olarak paylaşılmalıdır.
Sonuç bildirisi, toplantıda analiz edilen konuda entelektüel birikimini, bilgi düzeyini, tartışma yoğunluğunu, değer üretme düzeyini belirler.
Sonuç bildirileri yazılı, toplantılardaki sözel anlatım birikimini, kalıcı yazılı belgeye dönüştürür ve “toplumsal hafızayı” zenginleştirir.
Toplantılara gerekli özen gösterilmez, sorumluluklar yerine getirilmezse “keklik öttürme atmosferine” yatkın olanların müşteri olduğu, kasaba kültürü sığlığı, üretkenlikten uzak verimsiz toplantılara yol açar. Keklik öttürme toplantılarının müşterisi olmamalıyız! Müşteri olursak, verimlilik piyade kalır…
