İşverenlerin İş Kanunu bakımından yükümlü oldukları hususlardan biri de bir işçinin işten ayrılması durumunda, işçinin yaptığı işi ve ne kadar süredir çalıştığını gösteren “çalışma belgesini” işçiye verilmesidir. İşçiye çalışma belgesi verilmesine ilişkin yükümlülük aynı zamanda Türk Borçlar Kanunu’nun da düzenlenmiştir.
4857 sayılı İş Kanunu’nun 28’inci maddesinde “Çalışma Belgesi” hüküm altına alınmıştır.
“İşten ayrılan işçiye, işveren tarafından işinin çeşidinin ne olduğunu ve süresini gösteren bir belge verilir. Belgenin vaktinde verilmemesinden veya belgede doğru olmayan bilgiler bulunmasından zarar gören işçi veyahut işçiyi işine alan yeni işveren eski işverenden tazminat isteyebilir. Bu belgeler her türlü resim ve harçtan muaftır.”
Ek olarak, işverenlerin çalışma belgesi verme yükümlülüğüne ilişkin hükme 6098 sayılı Türk Borçlar Kanunu'nun 426’ncı maddesinde de yer verilmiştir.
“İşveren, işçinin isteği üzerine her zaman, işin türünü ve süresini içeren bir hizmet belgesi vermekle yükümlüdür.
İşçinin açıkça istemde bulunması hâlinde, hizmet belgesinde onun iş görmedeki becerisi ile tutum ve davranışları da belirtilir.
Hizmet belgesinin zamanında verilmemesinden veya belgede doğru olmayan bilgiler bulunmasından zarar gören işçi veya işçiyi işe alan yeni işveren, eski işverenden tazminat isteyebilir.”
Görüldüğü üzere çalışma belgesi hem İş Kanunu hem de Türk Borçlar Kanunu kapsamında verilmesi zorunlu tutulan bir belgedir.
Çalışma belgesinin şekli konusunda ilgili kanunlarda herhangi bir şart öngörülmemektedir.
Bu bağlamda, çalışma belgesi işlevi itibarıyla işçinin yeni işverene vereceği, böylece kendisi ile ilgili bir kanaate varılacağı düşünüldüğünde, eski işyerinin unvanı, işçiye ait kimlik bilgileri, işe başlama ve bitiş tarihi, çalıştığı bölüm, görevi, unvanı ve çalışma süresi gibi bilgilerin çalışma belgesi içeriğinde yer alması uygundur.
Çalışma belgesi işten ayrılan her işçiye verilmesi gereken bir belge olduğundan, fesih türünün nedeni önemli değildir. Dolayısıyla işçinin sözleşmesi haklı nedenle veya geçerli nedenle sona erebileceği gibi, işçinin istifa nedeniyle de iş sözleşmesi feshedilmiş olabilir. Her durumda işçiye çalışma belgesinin verilmesi gerekmektedir.
Çalışana verilen çalışma belgesi işçinin özlük dosyasında saklanmalıdır. Nitekim işverenin kanıt yükümlülüğü bakımından belgenin saklanması gerekli olup olası bir uyuşmazlıkta belgenin ibraz edilmesi uygun olacaktır.
İşten ayrılan işçiye çalışma belgesi vermemek yahut belgeye gerçeğe aykırı bilgi yazılması hallerinde ise İş Kanunu'nun 99/1-d Maddesi uyarınca, adına çalışma belgesi düzenlenmeyen idari para cezası gündeme gelecektir. İdari para cezasının 2024 yılında geçerli olan tutarı 1.402 TL’dir.
Bu tutarın yeniden değerleme oranın değişmesiyle birlikte 2025 yılında değişeceği unutulmamalıdır.
