Otomatik işyeri tescili uygulaması, SGK işlemlerinde dijitalleşme ve entegrasyon açısından önemli bir adımdır. Bununla birlikte uygulamanın yalnızca ilk şirket kuruluş aşamasıyla sınırlı olduğu unutulmamalıdır.
Sosyal güvenlik mevzuatına göre işverenler, işyeri bildirgesini en geç sigortalı çalıştırmaya başladıkları tarihte SGK’ya vermek zorundadır. Bu yükümlülüğe aykırılık halinde, işverenin tabi olduğu defter türüne göre idari para cezaları uygulanmaktadır.
- Bilanço esasına göre defter tutanlar için asgari ücretin üç katı,
- Diğer defterleri tutanlar için asgari ücretin iki katı,
- Defter tutma yükümlülüğü bulunmayanlar için bir aylık asgari ücret tutarında idari para cezası söz konusudur.
Normal uygulama bu şekilde olmakla birlikte, şirket kuruluş işlemlerindeki maliyet, süre ve prosedür sayısını azaltmak amacıyla yeni şirket kuruluşlarında SGK işyeri tescili elektronik ortamda otomatik olarak oluşturulmaktadır.
Şirket kuruluşlarında otomatik işyeri tescili
5510 sayılı kanunun 11’inci maddesinin üçüncü fıkrasında yapılan değişiklikle, sigortalı çalıştırılmasa dahi ticaret sicil müdürlüklerince tescil edilen şirket kuruluşlarına istinaden işyeri tescili otomatik yapılmaktadır.
Bu sistemin temel amacı:
- Kuruluş süreçlerinde bürokrasiyi azaltmak,
- Maliyet ve süreyi düşürmek,
- İdareler arası veri entegrasyonunu sağlamaktır.
Bu kapsamda:
- Şirket kuruluş başvurularında verilen bilgiler ticaret sicil müdürlüklerince SGK’ya online olarak aktarılmaktadır.
- Bu aktarım sonucunda işyeri tescili ve e-Sigorta aktivasyonu otomatik olarak yapılmaktadır.
Yukarıda belirtilen süreç ticaret sicil müdürlüklerince tescil edilen şirketlerin otomatik işyeri tesciline ilişkindir.
Dolayısıyla, otomatik tescil işlemi yapıldıktan sonra işverenin işyerini devretmesi, kapatması, yeni bir e-Sigorta kullanıcısı belirlenmesi gibi diğer bütün işlemlerde verilmesi gereken belgelerin ilgili SGK birimine verilmesi gerekmektedir.
Otomatik tescilin uygulama esasları
SGK tarafından yapılacak otomatik işyeri tescilinde aşağıdaki hususlar dikkate alınmaktadır.
Sigortalı çalıştırılıp çalıştırılmadığı önemli değildir. Şirket kuruluş dilekçesinde bilgi bulunmasa dahi işyeri dosyası otomatik tescil edilmekte ve ayrıca işyeri bildirgesi istenmemektedir.
Şirket kuruluş dilekçesi ve bildirim formunda sigortalının çalıştırılmaya başlanacağına dair tarih bulunması halinde, dosyanın kapsama alınma tarihi olarak bu tarih, müracaat tarihi olarak ise şirketin kuruluş tarihi esas alınmaktadır.
Sigortalı çalıştırılmaya başlanacağına dair tarihin bulunmaması halinde ise dosyanın kapsama alınma tarihi ve müracaat tarihi olarak şirketin kuruluş tarihi baz alınmaktadır.
Bu şekilde otomatik oluşturulan işyeri dosyasına ilişkin bilgiler SGK tarafından işverene tebliğ edilerek bilgilendirilmektedir.
İlk etapta sigortalı çalıştırılmamış olsa dahi daha sonra sigortalı çalıştırılmaya başlanması durumunda, kapsama alınış tarihi fiili başlangıç tarihine göre güncellenmekte ve bu durumda işyeri bildirgesi istenmemekte, idari para cezası da uygulanmamaktadır.
Ticaret sicili müdürlüklerince tescil edilen şirket kuruluşuna istinaden otomatik işyeri tescili yapıldıktan sonra otomatik tescil edilen şirket adına aynı adres için işyeri bildirgesi verilmesi halinde işyeri tescil edilmemekte ve işlemler daha önce otomatik tescil edilen dosya üzerinden yürütülmektedir.
Otomatik işyeri tescili şirketlerin ilk kuruluşu için söz konusu olduğundan, işyeri bildirgesi verilmesini gerektiren işlemler (şube açılışı, devir, nev’i değişikliği, işyerinin nakli gibi) için işyeri bildirgesi verme yükümlülüğü devam etmektedir.
Otomatik tescil edilen şirketin ihale konusu iş alması, bina inşaatı, şirket kuruluş adresinden faklı bir adreste yeni bir işyeri açması gibi nedenlerle sigortalı çalıştırmaya başlanması halinde yasal süresi için işyeri bildirgesi verilmesi gerekmekte olup, verilmemesi halinde de idari para cezası uygulanmaktadır.
Sigortalı çalıştırılmasa dahi otomatik tescil yapılan işyerinde tescil tarihinden itibaren 2 yıl içinde sigortalı çalıştırılmaması halinde oluşturulan dosya sistem tarafından kapsamdan çıkarılmaktadır. Ancak 2 yıllık süreden sonra aynı adreste sigortalı çalıştırılması halinde dosya yeniden aktif hale getirilerek, işlemler bu dosya üzerinden yürütülebilmektedir.
Ticaret sicili müdürlüklerince tescil edilen şirket kuruluşuna istinaden otomatik tescil edilen işyerlerinden, e-sigorta başvuru sözleşmesi ilgililere e-devlet üzerinden gönderilmekte ve ilgililerin onaylaması durumunda da e-Sigorta kullanıcı adı ve şifresi aktif hale getirilmektedir.
Otomatik işyeri tescili uygulaması, SGK işlemlerinde dijitalleşme ve entegrasyon açısından önemli bir adımdır. Bununla birlikte uygulamanın yalnızca ilk şirket kuruluş aşamasıyla sınırlı olduğu sonraki yapısal değişikliklerde (şube açılışı, devir, nev’i değişikliği, işyerinin nakli gibi) klasik bildirge yükümlülüğünün devam ettiği unutulmamalıdır.
