Sosyal güvenlikte kayıt dışılık; çalışanların tamamen sigortasız çalıştırılması, prime esas kazançlarının gerçek ücretlerinden düşük bildirilmesi veya ay içindeki prim ödeme gün sayısının 30 günden az gösterilmesi şeklinde ortaya çıkabilmektedir. Örneğin, ayın tamamında fiilen çalışan bir sigortalının yalnızca 5 ya da 10 gün üzerinden bildirilmesi, daha az prim ödenmesi sonucunu doğuran kayıt dışı uygulamalardan biridir.
Sosyal Güvenlik Kurumu’nun (SGK) 2025 yılı istatistiklerine göre (Tablo:1), asgari ücret üzerinden primi ödenen sigortalıların aylık ortalama prim gün sayısının daha düşük kaldığını, ücret seviyesi yükseldikçe bu sayının 30 güne yaklaştığını göstermektedir. SGK’ya bildirilen tüm sigortalılar esas alındığında ise primlerin ortalama 25 gün üzerinden ödendiği, başka bir ifadeyle ayda ortalama 5 günlük eksik bildirim bulunduğu görülmektedir.
Bu veriler, eksik gün bildiriminin yalnızca teknik bir prim işlemi olmadığını, kayıt dışılıkla mücadele bakımından da yakından izlenmesi gereken bir alan olduğunu ortaya koymaktadır. Bununla birlikte, her eksik bildirim hukuka aykırı değildir. Çalışma ilişkisinin niteliği veya ay içindeki fiilî durum, sigortalının 30 günden az bildirilmesini haklı ve belgelendirilebilir kılabilir. Belirleyici olan, eksik günün gerçeğe uygun kodla bildirilmesi ve geçerli dayanak belgelerle desteklenmesidir.
Eksik gün bildiriminin yasal dayanağı
Eksik gün bildiriminden kaynaklanan kayıt dışılığın önlenmesi amacıyla, sosyal güvenlik mevzuatında ilk kez 4447 sayılı Kanun’la işverenlere, 1 Ocak 2000 tarihinden itibaren çalışanların ay içindeki eksik gün ve kazanç bildirimlerinin nedenlerini belgelendirme yükümlülüğü getirilmiştir. Bu yükümlülük, zaman içinde değişen mevzuat çerçevesinde günümüze kadar varlığını korumuştur.
Eksik gün bildirimi uygulamasının yasal dayanağını 5510 sayılı Sosyal Sigortalar ve Genel Sağlık Sigortası Kanunu’nun 86’ncı maddesinde yer alan düzenleme oluşturmaktadır.
Kanun’daki çerçevenin uygulamaya nasıl yansıyacağı ise Sosyal Sigorta İşlemleri Yönetmeliği’nde somutlaştırılmıştır. Yönetmelikte, sigortalıların 30 günden az çalışmasına ilişkin nedenler, bu nedenleri kanıtlayan belgeler ve uygulamada izlenecek usuller ayrıntılı biçimde düzenlenmiştir.
Hangi hallerde eksik gün bildirimi yapılabilir?
Bu düzenlemeler doğrultusunda SGK, sigortalıların 30 günden az çalışmasına dayanak oluşturabilecek durumları belirli kodlarla sınıflandırmıştır. Dolayısıyla bildirimin, somut olaya uygun eksik gün kodu seçilerek yapılması gerekir. Kabul edilen nedenler ve bunlara karşılık gelen kodlar Tablo:2’de gösterilmiştir.
Ancak doğru kodun seçilmesi tek başına yeterli değildir. Bildirimin hukuken geçerli kabul edilebilmesi için eksik çalışma nedeninin uygun belgelerle de kanıtlanması gerekmektedir.
Bu kapsamda, ay içinde 30 günden az çalışan veya eksik ücret ödenen sigortalılar bakımından aşağıdaki belgeler kabul edilmektedir:
- a) Kurumca elektronik ortamda alınabilenler hariç kurumca yetkilendirilmiş sağlık hizmeti sunucularından veya işyeri hekimlerinden alınmış istirahatli olduğunu gösteren rapor,
- b) Sigortalı ve işverenin imzasını taşıyan ücretsiz veya aylıksız izinli olduğunu kanıtlayan izin belgesi,
- c) Sigortalıya tebliğ edilen disiplin cezası uygulamasına ilişkin belge,
ç) Gözaltına alınma ile tutukluluk hâline ilişkin belgeler,
- d) Kısmi süreli çalışmalara ait sigortalı ve işverenin imzasını taşıyan yazılı iş sözleşmesi,
- e) Sigortalının imzasını taşıyan puantaj kayıtları,
- f) Grev, lokavt, genel hayatı etkileyen olaylar, doğal afetler nedeniyle işyerinde faaliyetin durdurulduğunu veya işe ara verildiğini gösteren ilgili resmî makamlardan alınan yazı örneği,
- g) İşe devamsızlığa ilişkin belgeler,
ğ) İş sözleşmesinin feshedildiği tarihte çalışılmadığına dair belge,
- h) Kısa çalışma ödeneği alındığına dair ilgili resmî makamlardan alınan belge,
ı) 5434 sayılı Kanun’un mülga ek 76 ve mülga geçici 192’nci maddelerine tabi olunduğunu gösterir belge,
- i) Yarım çalışma ödeneği alındığına dair ilgili resmî makamlardan alınan belge,
- j) İş Sağlığı ve Güvenliği Kayıt, Takip ve İzleme Programı İSG-KATİP üzerinden alınan sözleşmeler,
Yukarıda sayılanlar, eksik çalışmanın kanıtlanmasında SGK tarafından kabul edilen başlıca belgelerdir. Bu belgelerin nasıl bildirileceği, ne şekilde muhafaza edileceği ve Kuruma ne zaman sunulacağı ise ayrıca önem taşımaktadır.
Belgeler ne zaman düzenlenmeli ve SGK’ya sunulmalıdır?
Mevzuata göre eksik gün nedeninin, aylık prim ve hizmet belgesinde veya muhtasar ve prim hizmet beyannamesinde ilgili kodla gösterilmesi yeterlidir. Dayanak belgeler ilgili ayda düzenlenmeli, ancak rutin olarak her ay SGK’ya gönderilmemelidir. Buna karşılık belgelerin, Kurumca talep edildiğinde süresinde ibraz edilebilmesi için işyerinde düzenli ve erişilebilir biçimde muhafaza edilmesi gerekmektedir. Bu noktada, belgelerin saklama süresi ayrı bir önem kazanmaktadır.
Eksik gün belgeleri ne kadar süreyle saklanmalıdır?
Sosyal güvenlik mevzuatı uyarınca işverenler ve işyeri sahipleri, işyeri defter, kayıt ve belgelerini, ilgili oldukları yılı izleyen yılbaşından itibaren 10 yıl; kamu idareleri 30 yıl; tasfiye ve iflas idaresi memurları ise görevde bulundukları süre boyunca saklamakla yükümlüdür. Kurumun denetim ve kontrolle görevlendirilen memurlarınca talep edilmesi hâlinde bu kayıt ve belgelerin 15 gün içinde ibraz edilmesi gerekmektedir.
Dolayısıyla, işyeri kayıt ve belgeleri arasında yer alan ay içindeki eksik günleri kanıtlayan belgeler de belirtilen süreler boyunca muhafaza edilmelidir. Saklama ve ibraz yükümlülüğüne uyulmaması ise yalnızca belgenin geçersiz sayılmasıyla sınırlı kalmayıp sigorta primi ve idari para cezası yaptırım risklerini de beraberinde getirmektedir.
Hatalı veya belgesiz bildirimin hukuki ve mali sonuçları
Sigortalıların 30 günden az çalıştığını gösteren bilgi ve belgeler, Kurumca yapılan tebligata rağmen 15 gün içinde ibraz edilmezse veya belirlenen usul ve esaslara uygun düzenlenmemişse geçersiz sayılmaktadır. Böyle bir durumda, eksik bildirilen sürelere ilişkin prim belgeleri SGK tarafından re’sen düzenlenmekte ve ilgili primler gecikme cezası ve gecikme zammıyla birlikte tahsil edilmektedir.
Bunun yanı sıra, eksik günler için düzenlenen ek prim belgeleri nedeniyle, aylık asgari ücretin iki katını aşmamak kaydıyla, her bir ek belgede kayıtlı sigortalı başına aylık asgari ücretin yarısı tutarında idari para cezası uygulanmaktadır.
Ayrıca, çalışanların prim gün sayılarının veya kazançlarının SGK’ya eksik bildirildiğinin tespit edilmesi, işyerinin 6661-asgari ücret desteği iptal edilmekte ve destek tutarları gecikme cezası ile gecikme zammıyla birlikte geri tahsil edilmektedir.
Sonuç olarak; eksik gün bildirimi, kayıt dışı istihdamla mücadelede önemli bir denetim aracı olup, eksik gün nedeninin gerçeğe uygun kodla bildirilmemesi ya da dayanak belgelerin usulüne uygun biçimde düzenlenerek süresinde ibraz edilememesi ek prim tahakkuku, gecikme cezası ve gecikme zammı, idari para cezası ve yararlanılan desteklerin iptali gibi sonuçlar doğurduğundan işverenlerin, eksik gün bildirimlerini fiilî çalışma durumuyla uyumlu şekilde yapmaları, dayanak belgeleri zamanında düzenleyerek yasal saklama süreleri boyunca muhafaza etmeleri hususuna dikkat etmeleri gerekmektedir.
