Ticaret, esnaf ve meslek hayatının içinde olan hemen herkesin yolu bir şekilde Ticaret Odaları, Sanayi Odaları, Esnaf Odaları veya Meslek odalarıyla kesişiyor. Kayıt, belge, tescil/ilan, kapasite raporu, mesleki izin veya benzeri işlemler için odaların kapısını çalıyoruz. Bunun karşılığında da aidat, kayıt ücreti, belge bedeli, hizmet bedeli ve benzeri birçok ödeme yapıyoruz. Hatta büyük illerimizde bazı odaların bütçesi birçok ilin toplam bütçesinden de fazladır.
Özellikle halka açık şirketlerden, yatırımcısını ve kamuoyunu ilgilendiren önemli kararlarını Kamuyu Aydınlatma Platformu (KAP) üzerinden zamanında, standart ve herkesin erişebileceği şekilde açıklamaktadır. Diğer tarafta ise üyelerinin ortak kaynaklarını yöneten oda yönetimlerinin aldığı kararların, yaptığı harcamaların ve mali sonuçların çoğu zaman üyeler tarafından tek bir ekrandan, düzenli ve karşılaştırılabilir şekilde takip edilebildiği bir sistemimiz maalesef yok!
Bana göre artık bu durum değişmeli… Ticaret, sanayi, esnaf ve meslek odaları için KAP benzeri bir “Oda Kamuyu Aydınlatma Sistemi” kurulmalı; oda yönetim kurullarının aldığı kararlar, mali tablolar, bütçe gerçekleşmeleri ve harcamalar hem bu merkezi sistemde hem de odaların kendi internet sitelerinde düzenli olarak yayımlanmalıdır.
KAP mantığı odalar için de uygulanmalıdır
Kamuoyunu Aydınlatma Platformu’nun (KAP) en önemli tarafı sadece “bir internet sitesi” olması değildir. Sistemin asıl faydası; bildirimin belli bir formatta yapılması, tarih-saat kaydının oluşması, geçmiş bildirimlerin silinmeden izlenebilmesi, finansal tabloların belirli standartlarda sunulması ve aynı tür bilgilerin şirketler arasında karşılaştırılabilmesidir. KAP altyapısı; standart şablonlar, finansal raporlar ve ek belgelerle kamuyu aydınlatmayı sistematik hale getiriyor.
Ee, hal böyle iken aynı mantığı odalara uyarlamak neden mümkün olmasın?
Adı O-KAP, Oda Bilgilendirme Platformu veya Oda Şeffaflık Sistemi olabilir; adının çok da önemi yok. Önemli olan, her odanın aynı veri setini aynı formatta açıklaması ve bu bilginin hem merkezi platformdan hem de ilgili odanın kendi internet sitesinden görülebilmesidir.
1- Tüm yönetim kurulu kararları yayımlanmalı
Bence sistemin temel taşı burası olmalı. Odaların yönetim kurullarınca alınan tüm kararlar, karar tarihinden itibaren belirli kısa bir süre içinde üyelerin erişimine açılmalıdır. “Karar defterinde var”, “meclis biliyor”, “genel kurulda anlatılır” yaklaşımı artık yeterli değil.
Her yönetim kurulu kararı için en az aşağıdaki bilgiler sistemde yer alabilir;
- Karar tarihi, karar numarası ve toplantı numarası,
- Kararın konusu ve kısa özeti,
- Kararın tam metni,
- Oybirliği veya oyçokluğu ile alınıp alınmadığı, (yapılan şerhlerin nedeni/içeriği)
- Kararın odaya mali etkisi varsa bunun tutarı ve ilgili bütçe kalemi,
- Satın alma veya hizmet alımı varsa yüklenici/tedarikçi, sözleşme süresi ve toplam bedel,
- Gayrimenkul, araç, iştirak, yatırım, bağış, sponsorluk veya benzeri işlem varsa işlemin temel şartları.
Burada “tüm kararlar yayımlanırsa kişisel veriler ne olacak?” sorusu gelebilir. Bunun çözümü de gayet basit. Personel özlük bilgileri, disiplin dosyaları, sağlık verileri, özel hayat bilgileri, ticari sır veya kanunen gizli tutulması gereken bölümler maskelenir; ancak kararın varlığı, konusu ve mali sonucu saklanmaz. Yani çözüm kararın tamamını kapatmak değil, gizli olması gereken kısmı ayırmaktır.
2- Mali tablolar sadece 3 yıl sonra genel kurul dosyasında kalmalı
Bir odanın üyeleri, o odanın mali durumunu yılda bir kez genel kurul kitapçığından görmek zorunda olmamalı. Zaten birçok mevzuatta bütçe, kesin hesap, bilanço, gelir-gider hesabı veya aylık mizan gibi veriler üretiliyor. O halde bu verilerin elektronik ortamda yayımlanmasının önünde teknik bir engel yok.
Bence odalar en azından aylık bütçe gerçekleşme raporlarını, üçer aylık mali durum tablolarını ve yıllık bilanço/gelir-gider tablolarını karşılaştırmalı olarak yayımlamalı. Cari dönem, önceki dönem, bütçe, gerçekleşen ve sapma oranı aynı tabloda görülebilmeli.
Örneğin üye şunu görebilmeli; Odanın yıllık bütçesi ne kadar? Yılın altıncı ayında bunun ne kadarı harcandı? Aidat gelirleri ne kadar gerçekleşti? Personel gideri ne kadar? Temsil-ağırlama, seyahat, eğitim, reklam, yazılım, danışmanlık, hukuk, kira, araç ve organizasyon harcamaları ne seviyede?
3- Harcamalar kalem kalem açıklanmalı
Şeffaflığın en kritik kısmı bence burası. Toplam gideri açıklamak tek başına şeffaflık değildir. “Genel yönetim giderleri 50 milyon TL” demekle üye, bu paranın nereye harcandığını anlayamaz. Oda harcamaları, kişisel veriler ve kanuni gizlilik hükümleri korunmak kaydıyla, harcama tarihi, gider türü, belge/sözleşme bilgisi, tedarikçi, tutar ve ilgili yönetim kurulu kararıyla eşleştirilerek yayımlanabilir. Belirlenecek düşük tutarlı günlük harcamalar toplu gösterilebilir; ancak belirli bir parasal sınırın üzerindeki alımlar mutlaka işlem bazında açıklanmalıdır.
Özellikle aşağıdaki harcamaların ayrı başlıklarda görülmesi gerektiğini düşünüyorum;
- Yönetim, meclis ve diğer organlara yapılan huzur hakkı, ücret ve benzeri ödemeler,
- Personel giderleri ve toplam yan haklar,
- Temsil, ağırlama, seyahat ve konaklama giderleri,
- Araç alımı, kiralama, yakıt ve bakım giderleri,
- Gayrimenkul alım, satım, kira, tadilat ve inşaat giderleri,
- Danışmanlık, hukuk, reklam, basın, tanıtım ve yazılım hizmetleri,
- Eğitim, seminer, fuar, organizasyon ve etkinlik harcamaları,
- Bağışlar, yardımlar, sponsorluklar ve sosyal faaliyet giderleri,
- İştiraklere, vakıflara veya bağlı yapılara aktarılan kaynaklar.
Buradaki amaç “harcama yapılmasın” demek değildir. Elbette oda faaliyet gösterecek, eğitim yapacak, personel çalıştıracak, bina kullanacak, araç alacak, teknolojiye yatırım yapacak. Mesele harcamanın yapılması değil; ne için, hangi kararla, kime ve ne kadar yapıldığının üyeden saklanmamasıdır.
4- Satın alma ve sözleşmeler de sistemde görülmeli
Odaların önemli bir kısmında ciddi satın alma hacimleri oluşabiliyor. Bina yapımı veya tadilatı, yazılım projeleri, danışmanlık, eğitim organizasyonları, reklam ve tanıtım, araç kiralama, güvenlik, temizlik ve benzeri birçok alanda sözleşmeler imzalanıyor.
Bu işlemlerde de temel bilgiler yayımlanmalı. İhale veya teklif alınmışsa kaç teklif alındığı, seçilen firmanın kim olduğu, sözleşme bedeli, süresi, varsa ek protokoller ve sonradan oluşan bedel artışları üyeler tarafından görülebilmeli. Böyle bir sistem hem yönetimi hem de hizmet veren firmayı korur. Çünkü bilgi açık olunca dedikodu azalır, iddia yerine belge konuşur.
5- Şeffaflık kamuya açık her alanda olmalı
Bu öneriye karşı “Oda yönetimleri zaten seçiliyor, genel kurul var, denetim kurulu var; ayrıca neden böyle bir sistem olsun?” denilebilir.
Tam tersine; şeffaflık düzgün çalışan yönetimin en büyük güvencesidir. Bir yönetim kurulu yaptığı harcamayı, aldığı kararı, ihale sonucunu ve mali tablolarını anlık biçimde açıklıyorsa o yönetim hakkında ortaya atılabilecek birçok iddia daha baştan belgesiyle cevaplanmış olur.
Ayrıca seçim dönemlerinde de üyeler sloganlara göre değil, üç yıllık gerçek performansa göre karar verir. Hangi yönetim bütçeyi nasıl kullanmış, aidat gelirlerinin ne kadarını eğitime ayırmış, ne kadarını personel ve idari giderlere harcamış, hangi yatırımları yapmış; hepsi karşılaştırılabilir hale gelir.
Bence esas demokratik denetim de budur. Üye sadece sandığa giderken değil, üç yıl boyunca yönetimi izleyebilmelidir.
Naçizane önerim aşağıdaki şekilde bir model kurulmasıdır;
- 5174, 5362, 3568 sayılı Kanunlar başta olmak üzere oda ve meslek kuruluşlarını düzenleyen mevzuata zorunlu kamusal bildirim hükümleri eklenmesi,
- İlgili Bakanlıklar ve üst kuruluşların ortak belirleyeceği standartta merkezi bir Oda Şeffaflık Platformu kurulması,
- Yönetim kurulu kararlarının örneğin en geç üç iş günü içinde sisteme yüklenmesi,
- Aylık/üç aylık mali raporların ve yıllık kesin hesapların standart Excel/PDF formatta yayımlanması,
- Bildirimlerin elektronik imza ve zaman damgasıyla kayıt altına alınması, geçmiş bildirimlerin silinememesi ve değişikliklerin tarihçesinin görülmesi,
- Merkezi platforma yüklenen verinin aynı anda odanın internet sitesindeki “Şeffaflık” bölümünde de otomatik yayımlanması,
- Bildirim yapmayan veya eksik bildirim yapan oda yönetimleri için mevzuatta etkili bir denetim ve yaptırım mekanizması kurulması.
Hatta sistem biraz daha geliştirilerek oda bazında birtakım mali oranlar otomatik hesaplanabilir. Örneğin; toplam giderlerin ne kadarı personel gideri, ne kadarı eğitim, ne kadarı temsil-ağırlama, ne kadarı yatırım? Üye başına toplam gider ne kadar? Aidat gelirlerinin ne kadarı doğrudan üyeye hizmet olarak dönüyor? Böylece yüzlerce oda arasında sağlıklı ve objektif karşılaştırmalar yapılabilir.
Sonuç olarak; bugün bir şirket halka açıksa yatırımcısını etkileyen önemli kararlarını KAP’ta açıklıyor. Çünkü yatırımcının parasının bulunduğu yerde bilgi alma hakkı olduğu kabul ediliyor. Bana göre aynı mantık, üyelerin aidatlarıyla ve oda gelirleriyle yönetilen ticaret, esnaf ve meslek odaları açısından da geçerli olmalıdır.
Özellikle kamu tüzel kişiliğine sahip veya kamu kurumu niteliğindeki meslek kuruluşlarının şeffaflık konusunda özel şirketlerden daha geride kalması doğru değildir. Oda yönetimleri üyelerin adına görev yapıyor ve üyelerin ortak kaynaklarını kullanıyor. Hal böyle olunca üyelerin de bu kaynakların nasıl kullanıldığını herhangi bir dilekçe vermeden, genel kurulu beklemeden ve kişisel ilişki kurmadan görebilmesi gerekir.
Faydalı olması dileğiyle…
